Typisch B2B:
Bestellingsgoedkeuringen

In deze serie blogs belichten we de meest voorkomende B2B-commercefuncties—de functies die je ‘typisch B2B’ zou kunnen noemen. Vandaag wil ik het hebben over bestellingsgoedkeuringen in B2B-commerce en hoe deze functie bedrijven helpt om controle te houden over hun inkoopprocessen.

Wanneer het gaat om het ontwikkelen en implementeren van B2B-commerce omgevingen, kan Madia zichzelf een echte specialist noemen. In de afgelopen 17+ jaar hebben we al heel wat B2B-commerce cases gezien, elk met zijn eigen unieke toepassingen en vereisten.

Mijn naam is Falco van der Maden, en ik ben de oprichter en CEO van Madia (Linkedin). Met bijna twee decennia aan hands-on ervaring in de B2B-commerce-industrie, heb ik gewerkt met een grote verscheidenheid aan bedrijven, van kleine ondernemingen tot multinationals. Deze reis heeft me veel geleerd over de uitdagingen en kansen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het maken van keuzes in de complexe wereld van B2B-commerce.

Gedurende mijn carrière heb ik me bezig gehouden met het helpen van bedrijven om hun B2B-platforms te ontwikkelen, implementeren en optimaliseren en daarmee groei te stimuleren, efficiëntie te verbeteren en klanttevredenheid te verhogen. Ik houd ervan deze kennis en inzichten in te zetten om anderen te helpen slagen in B2B commerce.

Waarom zijn bestellingsgoedkeuringen belangrijk in B2B-commerce?

1. Budgetcontrole
   In veel B2B-situaties kunnen aankopen een aanzienlijke impact hebben op de financiële gezondheid van een bedrijf. Afdelingen hebben vaak een vastgesteld budget, en bestellingsgoedkeuringen zorgen ervoor dat geen enkele aankoop het toegewezen budget overschrijdt zonder de juiste goedkeuring. Dit is vooral cruciaal in grotere organisaties, waar inkoopteams de uitgaven tussen afdelingen nauwlettend moeten volgen en beheren.
2. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
   Het goedkeuringsproces wijst verantwoordelijkheid toe aan inkoopbeslissingen. Verschillende goedkeuringsniveaus kunnen vereist zijn, afhankelijk van de waarde van de aankoop of de aard van het product. Dit zorgt ervoor dat de juiste personen de bestellingen goedkeuren, wat het risico op ongeautoriseerde of onnodige uitgaven minimaliseert.
3. Inzicht in het inkoopproces
   Met een bestellingsgoedkeuringssysteem krijgt het inkoopteam inzicht in wat er wordt besteld, door wie en waarom. Deze transparantie helpt dubbele bestellingen, aankopen buiten het beleid of producten die niet aan de behoeften van het bedrijf voldoen, te voorkomen.
4. Naleving van bedrijfsbeleid
   Veel organisaties hebben strikte regels met betrekking tot leveranciers, producten en prijzen. Bestellingsgoedkeuringsprocessen zorgen ervoor dat deze regels worden nageleefd en helpen bedrijven te voldoen aan zowel interne richtlijnen als externe voorschriften.
5. Fraudepreventie en risicobeheer
   Door meerdere goedkeuringsniveaus toe te voegen voor dure of gevoelige aankopen, kunnen bedrijven het risico op fraude of onbedoelde fouten minimaliseren. Het controleren van bestellingen op basis van contracten, prijzen en leveringsvoorwaarden zorgt ervoor dat alle aankopen legitiem zijn en in het belang van het bedrijf.

Niet alle B2B-verkopers hebben een goedkeuringsproces nodig

Hoewel goedkeuringsworkflows essentieel zijn in veel B2B-commerceomgevingen, is het belangrijk te erkennen dat niet alle verkopers dit kenmerk hoeven te implementeren voor hun klanten. De noodzaak van een goedkeuringsproces varieert afhankelijk van het type verkoper en klant.

Type verkoper

Verkopers die te maken hebben met hoogwaardige producten hebben vaak een gestructureerd goedkeuringsproces nodig. Hun klanten doen waarschijnlijk aanzienlijke investeringen die toezicht van meerdere beslissers vereisen. In deze gevallen voegt een goedkeuringssysteem waarde toe door het goedkeuringsproces voor grote aankopen te stroomlijnen.

Aan de andere kant hebben verkopers die lage kosten of verbruiksgoederen (zoals kantoorbenodigdheden of basisonderdelen) verkopen, mogelijk klanten die geen extra goedkeuringsstap nodig hebben. Het aanbieden van een directer en eenvoudiger aankoopproces kan aantrekkelijker zijn voor kopers die snelheid belangrijker vinden dan controle.

Type klant

De behoefte aan een goedkeuringsproces varieert ook per klantprofiel. Grote ondernemingen met gecentraliseerde inkoopteams hebben vaak een robuust goedkeuringssysteem nodig om controle te houden over budgetten en verantwoordelijkheden. Deze klanten zullen het waarderen als verkopers meerdere goedkeuringsniveaus aanbieden die aansluiten bij hun interne processen.

Voor kleine tot middelgrote bedrijven (KMO’s) is een gestroomlijnd aankoopproces vaak geschikter. KMO’s geven meestal prioriteit aan efficiëntie en snelheid, waardoor ze geen complex goedkeuringssysteem nodig hebben. Door flexibiliteit te bieden—met de mogelijkheid om goedkeuringen in of uit te schakelen—kunnen verkopers voldoen aan de behoeften van alle klantentypes.

Belangrijke elementen van een effectief goedkeuringssysteem

1. Meerdere goedkeuringsniveaus
   Bestellingen kunnen door een gelaagd goedkeuringsproces gaan, waarbij kleinere aankopen worden goedgekeurd door afdelingsmanagers en grote strategische aankopen door leidinggevenden.
2. Rolgebaseerde machtigingen
   Het goedkeuringsproces moet rolgebaseerde machtigingen bevatten, zodat alleen bevoegde personen bestellingen kunnen goedkeuren of aanpassen.
3. Geautomatiseerde meldingen en waarschuwingen
   Om efficiëntie te behouden, kunnen geautomatiseerde meldingen goedkeurders waarschuwen wanneer een bestelling hun aandacht nodig heeft, waardoor onnodige vertragingen worden voorkomen.
4. Volgen en rapporteren
   Een goed goedkeuringssysteem biedt gedetailleerde tracking van bestellingen, goedkeuringen en afwijzingen, zodat inkoopteams trends kunnen volgen en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.

Voordelen van een goedkeuringsproces

1. Kostenbesparingen
   Door budgetten te bewaken en onnodige aankopen te voorkomen, leidt een goedkeuringsproces tot betere financiële controle en kostenbesparingen.
2. Verbeterde efficiëntie
   Geautomatiseerde workflows elimineren knelpunten, waardoor bestellingen snel door de goedkeuringsketen gaan en tijdige orderafhandeling wordt gegarandeerd.
3. Transparantie
   Met inzicht in alle bestellingen kunnen betrokkenen de status van aankopen in realtime volgen, wat verwarring vermindert en de communicatie tussen afdelingen verbetert.
4. Sterkere leveranciersrelaties
   Een goed beheerd goedkeuringssysteem stelt inkoopteams in staat bestellingen te consolideren, betere voorwaarden te bedingen met leveranciers en de inkoopstrategie te verbeteren.

Conclusie

Bestellingsgoedkeuringen kunnen binnen B2B-commerce een essentieel onderdeel zijn voor veel bedrijven, omdat ze een gestructureerde manier bieden om budgetten te beheren, verantwoordelijkheid toe te wijzen en inkoopprocessen te stroomlijnen. Het is echter belangrijk te erkennen dat niet elke verkoper of klant deze functie nodig heeft. Afhankelijk van de aangeboden producten en de klantbase kunnen sommige bedrijven profiteren van een vereenvoudigd aankoopproces zonder goedkeuringsworkflows. Door op maat gemaakte oplossingen aan te bieden, kunnen verkopers voldoen aan de uiteenlopende behoeften van hun klanten, of ze nu gedetailleerde goedkeuringsprocessen nodig hebben of niet.

Madia

Madia is een e-commerce bureau met meer dan 17 jaar uitgebreide ervaring met B2B-commerce implementaties. We hebben veel verschillende toepassingen, en daarmee een grote verscheidenheid aan wensen gezien. Ons team van experts zal altijd, in samenwerking met onze klant, de beste oplossing vinden voor elk vraagstuk.

Madia werkt met de beste B2B e-commerce oplossingen die op de markt beschikbaar zijn. Applicaties die vanuit de kern zijn ontwikkeld om te voldoen aan alle typische B2B-behoeften in commerce.

Als Gold partner van Orocommerce hebben we, naast onze ervaring, ook een van de beste B2B-commerce oplossingen voor het succesvol ontwikkelen en implementeren van jou B2B commerce platform.

Contact

Hebben we iets gemist, heb je een suggestie of wil je contact met ons opnemen? Ga naar ons contactformulier en stuur je opmerkingen of vragen!