Request for Proposal, hoe doe je dat? – Download de RFP Template

Je wilt een nieuw e-commerce platform realiseren. Je bent op zoek naar een implementatiepartner en wilt van verschillende partijen een globale planning en prijsindicatie ontvangen. Omdat geen enkel e-commerce platform hetzelfde is, zul je waarschijnlijk eerst de vraag krijgen om gedetailleerde informatie aan te leveren. De kans is groot dat je daarom eerst aan de slag moet gaan met het maken van een Request for Proposal, of RFP in het kort.

Wat is een RFP?

Een RFP is een document dat wordt opgesteld om verschillende e-commerce implementatiepartijen te kunnen vergelijken. In het document worden doelgerichte vragen opgesteld, die vervolgens door verschillende partijen beantwoord kunnen worden. De vragen gaan over onderwerpen zoals het design en functionele vereisten.

Wat staat er in een Request for Proposal?

In de Request for Proposal staan doorgaans de volgende zaken:

Een lijst met vragen over de gewenste functionaliteit

Zoals:

• Heeft jullie oplossing de mogelijkheid tot meerdere prijslijsten?
• Staat jullie platform pre-ordering toe?
• Is inventory management mogelijk?
• Kunnen klanten herhaalbestellingen plaatsen?
• Worden meerdere valuta ondersteund?
• Zijn verschillende thema’s voor de homepage mogelijk?

Een lijst van vragen over technische mogelijkheden

Een aantal voorbeelden:

• Welke programmeertalen worden in de voorgestelde applicatie gebruikt?
• Hoe wordt omgegaan met de opslag van data?
• Kunnen jullie integreren met PIM/ERP/CRM systemen?
• Is er technische documentatie aanwezig?

Vragen naar globale kosten

Zoals:

• Hoe ziet het licentiemodel van de software eruit?
• Wat zijn de kosten voor hosting?
• Zijn er additionele kosten waar we op moeten letten?
• Hoe lang duurt een implementatie gemiddeld?
• Zijn er mogelijkheden voor trainingen van ons personeel?

Wat doet een implementatiepartij met mijn Request for Proposal?

Vaak heb je voor je een RFP opstuurt, contact gehad met verschillende implementatiepartijen. Ze hebben je uitleg gegeven over welke oplossing zij denken dat past bij jouw case. Aan de hand van de RFP krijgen de implementatie partijen een beter beeld. Ze zullen de RFP invullen, meer informatie verschaffen over de beoogde oplossing(en), en een kosteninschatting maken.

De RFP is dus nog niet een complete project omschrijving. Het is een eerste indicatie, en een kennismaking met de partijen waarin je geïnteresseerd bent.

Wat zijn de voordelen?

Er zijn verschillende voordelen van het werken met een Request for Proposal.

Ten eerste “dwingt” het maken van een RFP om na te denken over hoe het nieuwe platform er precies uit moeten komen te zien. Het zorgt voor een helder beeld over de functionaliteiten die je graag in je nieuwe platform terug wilt zien. Het is een uitgangspunt van waaruit een plan gemaakt kan worden. Het voorkomt dat je later in het proces tegen onverwachte wendingen in de planning aanloopt.

Ten tweede geeft het een goede vergelijking tussen verschillende partijen. Iedere partij die de RFP invult, zal met een ander idee komen. Daarnaast is de RFP vaak een manier om te zien hoe een partij communiceert. Zijn ze snel met het invullen, hoe geven ze invulling aan de vragen en welke vragen worden er terug gesteld? Het is jouw taak om aan de hand van de RFP te kijken welke partij het beste bij je past.

Hoe ziet een goede RFP er precies uit?

Een RFP is doorgaans een lijst van vragen, opgebouwd uit categorieën. Deze kunnen in een template worden ingevuld, of in een apart document worden uitgewerkt.

Download de RFP template

Wil je aan de slag met een RFP? Onze partner OroCommerce heeft een template opgesteld met de meest gestelde vragen, categorieën en meer. Zo kun je direct aan de slag! Download de template hier.