EDI en e-commerce: Welke strategie is de juiste voor uw B2B-bedrijf?

Fabrikanten en groothandelaars die hun verkoopproces moeten digitaliseren, kunnen in verwarring raken door de opties. Het is niet omdat iets een “oplossing” is, dat het ook uw probleem oplost.

We hebben eerder gekeken naar eProcurement en punchout catalogus oplossingen om te zien hoe deze verschillen van eCommerce systemen voor B2B bedrijven. Vandaag sluiten we af met een vergelijking van EDI en B2B eCommerce systemen.

Volgens Digital Commerce 360 is elektronische gegevensuitwisseling een van de populairste digitale verkoopkanalen, goed voor meer dan 75% van de digitale B2B-verkopen. Ter vergelijking: slechts ongeveer 13% van de digitale verkoop is afkomstig van het B2B eCommerce kanaal.

In deze gids bespreken we waarom EDI de beste aanpak is voor het uitwisselen van bedrijfsgegevens. We behandelen ook het verschil tussen EDI en eCommerce, de voordelen en beperkingen van elke optie en hoe u weet welke de juiste is voor u.

Wat is EDI? De definitie en betekenis van de term

Electronic Data Interchange (EDI) is een manier voor computers om documenten over te dragen met behulp van vooraf bepaalde formaten en digitale regels. Het is een directe gegevensoverdracht tussen het verzendende en ontvangende bedrijf. Er zijn geen vertalers of extra bewerkingen nodig.

EDI is ontstaan als oplossing voor het probleem van de overdracht van documenten tussen bedrijven.

Hier is een eenvoudige definitie van EDI in eCommerce: Als bedrijf A widgets wil kopen of aanbieden aan zijn klant bij Blue Widget Express, gaan beide bedrijven documenten aanmaken die gedeeld moeten worden. Bedrijf A zal een inkooporder (PO) opstellen en naar Blue Widget Express sturen; Blue Widget Express moet dan een verkooporder en factuur opstellen.

Als mensen documenten maken, kunnen er fouten optreden; als computerprogramma’s het document maken, is de kans op fouten veel kleiner. Bovendien is informatie-uitwisseling van computer naar computer veel kosteneffectiever dan het verwerken van papieren documenten. Studies hebben aangetoond dat de kosten voor handmatige verwerking van papieren orders kunnen oplopen tot $70, terwijl de kosten voor computerverwerking minder dan $1 bedragen.

Maar computers kunnen alleen met elkaar praten als ze een geschikt formaat en architectuur hebben. Dit is waar EDI om de hoek komt kijken.

Hoe werkt EDI?

Om het EDI-mechanisme in eenvoudige termen te definiëren, bekijken we stap voor stap hoe het werkt:

• De twee computers moeten goed geconfigureerd zijn om de gegevensoverdracht correct te laten verlopen via privé communicatienetwerken.
• EDI-gegevens en -documenten worden gebruikt om informatie zoals inkooporders, facturen, verzendberichten en overschrijvingsbrieven van het ene bedrijf naar het andere te verzenden.
• Deze documenten worden gecodeerd en via een beveiligde verbinding overgedragen.
• Na ontvangst worden de gegevens gedecodeerd en vertaald naar een gestructureerde indeling en componenten die het ontvangende systeem kan interpreteren.
• De gegevens worden vervolgens geïntegreerd in het ontvangende systeem en het proces wordt in omgekeerde volgorde herhaald om gegevens van het andere systeem te ontvangen.

Bedrijven die documenten willen delen via EDI moeten eerst overeenstemming bereiken over de implementatie van een van de verschillende EDI-standaarden. Dit zijn onder andere ANSI, EDIFACT, TRADACOMS en ebXML.

Deze standaarden bieden een vooraf bepaald formaat voor de informatie in het document. Het grotere bedrijf bepaalt meestal het type standaard en is niet bereid zijn EDI-voorwaarden aan te passen. Dit betekent dat kleinere bedrijven zich aan deze standaarden moeten houden om zaken te kunnen doen.
Er zijn echter momenten waarop een EDI-relatie zeer aangepast kan zijn met verschillende prijzen, fulfillment-voorwaarden en protocollen.

Laten we daarom een voorbeeld geven van een use case. In het bovenstaande voorbeeld zou een werknemer van Bedrijf A een inkooporder voorbereiden met behulp van het overeengekomen EDI-standaardformaat en deze vervolgens elektronisch verzenden naar Blue Widget Express. Blue Widget Express ontvangt de inkooporder en deze wordt automatisch als bestelling ingevoerd. Omdat Blue Widget Express de bestelling niet handmatig invoert, worden invoerfouten en andere menselijke fouten geëlimineerd.

De bestelling kan worden ingevuld – met de gegenereerde verkooporder en factuur – en deze documenten worden elektronisch teruggestuurd naar bedrijf A volgens hetzelfde vooraf bepaalde formaatmodel. Bedrijf A en Blue Widget Express hoeven niet langer dezelfde software te gebruiken zolang ze het eens zijn over een EDI-standaard voor het delen van bedrijfsdocumenten.

Is EDI anders dan e-commerce?

EDI is een manier om handel te drijven en het is elektronisch, dus technisch gezien is het eCommerce technologie. Maar het gaat meer om het verzenden van documenten en minder om wat er werkelijk in het koop- en verkoopproces omgaat.

Een EDI-systeem is een manier om orders te plaatsen, terwijl een e-commerce site niet alleen orders accepteert, maar kopers een complete winkelervaring biedt, inclusief een winkel aan de voorkant.

De beste manier om het verschil tussen EDI en eCommerce te laten zien, is aan de hand van een voorbeeld: als een koper bij bedrijf A weet dat hij 600 Tiny Aqua Widget SKU 148439 van Blue Widget Express moet kopen, is EDI een perfecte manier om de bestelling te plaatsen.

Maar als de inkoper niet zeker weet welke widget hij nodig heeft, of als hij de specificaties van de Tiny Aqua Widget nodig heeft, of als hij de Widget met een andere widget moet vergelijken, dan zal toegang tot EDI niet veel helpen.

Een manier om de rol van EDI in eCommerce uit te leggen is door de voordelen en use cases naast elkaar te zetten.

EDI vs e-commerce: Belangrijkste voordelen

EDI

• Elektronisch bestellen
• Elektronisch bestellen
• Elimineert handmatige orderinvoer
• Perfect voor nabestellingen
• Bevat geen productinformatie
• Uitstekend voor het automatiseren van bestellingen op basis van voorraadniveaus

eCommerce

• Elektronisch bestellen
• Elimineert handmatige orderinvoer
• Perfect voor onderzoek naar producten en merkpromotie (hoewel het ook herhaalbestellingen ondersteunt)
• Bevat volledige productinformatie
• Biedt mogelijkheden voor cross-selling en upselling

EDI vs e-commerce: Gebruikssituaties en functies

EDI

• Fabrikant bestelt grondstoffen
• Groothandelaar bestelt reguliere voorraad
• Distributeur bestelt regelmatige voorraad
• Bestellingen automatiseren op basis van voorraadniveaus

eCommerce

• Fabrikant bestelt voorraden
• Groothandelaar verkoopt aan distributeurs
• Distributeur bestelt reguliere voorraad
• Distributeurs verkopen aan detailhandelaren
• Fabrikanten/groothandelaren die rechtstreeks verkopen

EDI en B2B e-commerce: Welke optie is beter?

Voor B2B-verkopers zijn EDI en elektronische handel twee manieren om bestellingen van uw bestaande klanten te accepteren. Een verkoper hoeft niet telefonisch beschikbaar te zijn om de bestelling op te nemen, klanten kunnen op elk uur bestellen, het stroomlijnt het binnenhalen van een bestelling in uw systeem en u hoeft niet te investeren in de technologische integratie die nodig is voor punchout-catalogi. EDI is zeer efficiënt voor klanten die weten wat ze willen.

Een eCommerce platform stelt B2B organisaties in staat om nieuwe markten te bereiken en de verkoop met bestaande klanten uit te breiden. Met eCommerce kunt u gemakkelijk upsellen en cross-sellen aan bestaande klanten en nieuwe marketingstrategieën uitproberen. U kunt gedetailleerde productinformatie verstrekken voor een verbeterde koperservaring.

Bovendien kunnen productcatalogi worden geïndexeerd door populaire zoekmachines, zodat nieuwe kopers op de hoogte kunnen worden gebracht van uw aanbod. eCommerce kan nieuwe RFQ’s verwerken wanneer EDI werkt met al bestaande overeenkomsten.

Hoewel het EDI-systeem in eCommerce en B2B eCommerce het bestelproces stroomlijnen, kan alleen eCommerce uw klantenbestand uitbreiden, nieuwe markten aanboren en uw merk onder de aandacht brengen.

Over het algemeen is de EDI-toepassing het beste voor:

• Het snel en veilig overdragen van grote hoeveelheden gegevens.
• Handel drijven met zakenpartners die gestandaardiseerde of compatibele systemen hebben.
• Zorgen voor kostenefficiëntie bij grote hoeveelheden gegevensoverdracht.
• Overdracht van zeer gestructureerde gegevens zoals facturen en inkooporders.
• Bestellingen automatiseren op basis van real-time voorraadniveaus.
• Voldoen aan de supply chain-eisen van grote retailers en distributeurs.

Aan de andere kant is B2B eCommerce een betere optie voor de volgende scenario’s:

• Als je kopers wilt informeren door een productcatalogus weer te geven, compleet met productinformatie, gegevensbladen, afbeeldingen, video’s, enz.
• Als je klanten een self-service optie wilt bieden.
• Als je meer integratie wilt met bestaande bedrijfsprocessen en -systemen.
• Als u meer online zichtbaarheid wilt.
• Als je verschillende verkoopmodellen wilt uitproberen en de verkoop wilt laten groeien door cross-selling of upselling.
• Het nadeel van uitsluitend vertrouwen op business-to-business eCommerce is dat je de voordelen van meer geavanceerde automatisering zou kunnen missen.

Bovendien zijn bedrijven met grote ordervolumes misschien beter af met EDI dan met B2B eCommerce. Terwijl B2B eCommerce systemen enige automatisering kunnen bieden, maakt EDI directe computer-naar-computer bestellingen mogelijk op basis van voorraadniveaus.

Veel B2B inkopers eisen van hun handelspartners dat ze EDI mogelijkheden hebben, dus bedrijven met alleen een eCommerce strategie zouden hun aanpak moeten aanpassen of de kans missen.

Een andere belangrijke overweging is eCommerce en EDI integratie met ERP. Beide systemen kunnen worden geïntegreerd met uw ERP. Zorg er wel voor dat de eCommerce of EDI leverancier die u overweegt dit soort digitale integratie aanbiedt.

Welke strategie past bij jou?

De juiste strategie is meestal een combinatie van digitale oplossingen, zoals eCommerce, EDI en een B2B online portal. Als uw bestaande klanten sterk vertrouwen op hun eProcurement systemen, is het mogelijk dat EDI of punchout catalogi het bestel- en goedkeuringsproces kunnen vereenvoudigen. Maar u kunt niet alleen op deze oplossingen vertrouwen.

Een win-win: gebruik EDI in e-commerce voor uw bedrijf

Om te slagen in de wereld van digitale handel, moet u B2B-kopers de online winkelervaring bieden die ze willen.

EDI is al de go-to voor veel B2B-transacties, maar eCommerce wordt snel populairder. Als u deze twee combineert, kunt u profiteren van alle nieuwe kansen die op uw pad komen, terwijl uw kosten laag blijven.

Neem vandaag contact op met Madia en we helpen je graag met al je vragen